Specialkost

Vad modulen kommer att göra

Specialkost samlar hela kedjan i ett flöde. Vårdnadshavare, brukare eller anhöriga anmäler kostbehov via ett formulär som varje verksamhet anpassar efter sina egna förutsättningar. Personalen tar emot, granskar och godkänner. Köket ser sammanställningar anpassat till deras arbetsdag.

Fyra viktiga komponenter i modulen:

• Anmälningsformulär per verksamhet. Varje kund definierar vilka allergener man tar emot anmälningar om. Önskemål som laktosfritt, gluten, vegetariskt, fläskfritt och religiösa eller etiska preferenser ingår.
• Klass- och avdelningsmappning. Anmälan kopplas till elev, klass och skola, eller motsvarande struktur i förskola, äldreomsorg eller annan verksamhet.
• Godkännandeflöde. Personalen granskar varje anmälan och tar beslut. Godkänd, avvisad, eller väntande på komplettering, med dokumenterat ansvar och historik.
• Produktionsunderlag per måltid. Sammanställning per kök, per dag, per måltid: hur många standardportioner, hur många specialportioner och vilka. Det är underlaget köket faktiskt arbetar utifrån och används i andra moduler där detta behövs.

Specialkostdata är medicinskt känslig information om matgäster, ofta minderåriga. Behörigheter följer plattformens grupp- och rollmodell, åtkomst loggas, och formuläret skickar inte data via e-post utan in i systemet direkt.

Hur det hänger ihop med plattformen

Specialkostuppgifter följer med ut i produktionen så fort recept- och måltidsplaneringsmodulerna är på plats. En meny för veckan visar inte bara “köttbullar och potatis” utan också att 3 elever behöver laktosfri sås, 2 behöver vegetariskt alternativ, 1 är allergisk mot selleri.

Egenkontrollens allergenrutiner använder samma underlag. Den dagliga kontrollen av allergenhantering kan referera till de faktiska anmälningarna istället för generiska checklistor.

Är du vårdnadshavare?

Om ditt barns skola, förskola eller boende använder Digitalkost för specialkost vill du sannolikt veta hur uppgifterna hanteras.

Anmälan tas emot av personal som verksamheten har gett behörighet till, typiskt kostchef, måltidschef, klassföreståndare eller rektor. Inte alla anställda har åtkomst, och varje åtkomst loggas. All data lagras i Sverige inom EU, i Microsoft Azures datacenter, och delas inte med tredje part utöver det som krävs för att systemet ska fungera. Hur länge anmälningar sparas bestäms av verksamhetens egna rutiner, inte av oss.

Verksamheten är personuppgiftsansvarig, vi är systemleverantör. Frågor om vad som registrerats, begäran om utdrag eller radering enligt GDPR, eller hur uppgifterna används i vardagen riktar du till din skola, förskola eller motsvarande. Vi har av legala skäl inte direkt kontakt med matgäster eller vårdnadshavare.

Är du intresserad av att din verksamhet ska använda Digitalkost (för bättre uppföljning, säkrare hantering eller tydligare kommunikation kring specialkost) be dem höra av sig till oss.

Varför vi bygger tjänsten

Specialkost hanteras idag i blandade system. Papperslappar i köket, Excel hos administrationen, mejl från vårdnadshavare till olika personer i organisationen, kanske ett separat system som inte pratar med köksdriften. Det är spårbarhetsproblem, dataskyddsproblem och i värsta fall en säkerhetsrisk.

Modulen samlar registret i ett verktyg där behörigheter, historik och kopplingen till köksproduktionen redan finns på plats.

Pilotintresse

Modulen är under utveckling. Verksamheter som vill starta tidigt (som referens, som test eller som riktig användning) hör av er.

Kontakta oss →