Egenkontroll

Vad modulen gör

Egenkontroll i Digitalkost ersätter pärmar, papperslistor och Excel-ark. Personalen genomför kontrollerna i mobilen eller på datorn, från översikten eller från Mina uppgifter. Varje kontroll är konfigurerad med förväntade intervall, kritiska gränser och korrigerande åtgärder. Avvikelser fångas direkt eller skapas automatiskt när ett värde ligger utanför intervall och får då en egen ärendegång med ansvarig, åtgärd och uppföljning.

Vad det innebär i verksamheten:

• Temperaturkontroller, mottagningskontroller, rengöringskontroller, allergenrutiner, spårbarhet osv har samma arbetssätt
• Schemalagda och spontana kontroller från samma vy, dagligen eller på begäran
• Automatiska avvikelseärenden när värden flaggas utanför intervall, med korrigerande åtgärd förifylld från definitionen
• Komplett historik per plats, per användare, per kontrolltyp. Alltid exporterbar till CSV och Excel för revision, tillsyn, utskrift till PDF eller papper vid behov.
• Mobilanpassat genomgående. Köket lägger inte ifrån sig kontrollerna för att gå till en dator. Mobil och surfplatta fungerar lika bra som webbläsaren på arbetsdatorn.

Hur det fungerar

Tre begrepp som gör modulen begriplig: definitioner beskriver vad som ska kontrolleras, kontroller är kontrollen vid en specifik tidpunkt, avvikelser är när något inte stämmer.

Definitioner styr vilka frågor som ställs, vilka värden som accepteras, och vilken korrigerande åtgärd som föreslås om något avviker. Definitionerna byggs av administratör utifrån verksamhetens egen rutin vilket innebär att systemet anpassas efter köket, inte tvärtom. Detta motsvarar dokumentationen av de redan ritade processerna.

Kontrollerna genereras automatiskt enligt definitionens frekvens (dagligen, veckovis, vid behov) eller startas spontant från Genomför. När alla obligatoriska kontrollpunkter är ifyllda slutförs kontrollen och hamnar i historiken med tidpunkt, ansvarig användare, registrerade värden och eventuella avvikelser.

Avvikelser har en egen livscykel. Dessa skapas automatiskt vid avvikande värde eller manuellt från avvikelsemall, tilldelas en ansvarig, dokumenteras med åtgärd, följs upp tills de är åtgärdade. Systemet skickar påminnelser för öppna avvikelser enligt schema. Hela kedjan från upptäckt till åtgärd ligger spårbar i historikvyerna. Det är detta underlag som tillsyn och intern revision faktiskt behöver.

Hur det hänger ihop med plattformen

Egenkontrollen delar platshierarki, användare, grupper och behörigheter med övriga moduler. En användare som har behörighet till en plats ser rätt kontroller och avvikelser automatiskt, utan separat administration per modul. Rapporter och historik filtreras på samma organisatoriska struktur oavsett vilken modul datan kommer från. Modulen administreras i samma administrationsgränssnitt som resten av plattformen, vilket ger en sammanhängande överblick över behörigheter och funktioner.

Det innebär att när nya moduler tillkommer så ärver de samma struktur och metodik. Personalen lär sig en tjänst, inte flera. Verksamhetschefen ser en organisatorisk struktur, inte en per system.

Teknik

Autentisering via Microsoft Entra ID med stöd för SSO och MFA enligt verksamhetens egna inställningar. Data lagras i Sverige. API:et är dokumenterat och autentiseras via OAuth 2.0 och är användbart för rapportering, BI-export eller integration mot befintliga verksamhetssystem.

Mobilanpassat över hela modulen. Utvecklad med WCAG 2.1 AA och EN 301 549 som riktmärke.

Se Teknik för hosting, SLA, backup och biträdesavtal.