Hoppa till innehållet

Egenkontroll

Planering, genomförande och uppföljning av livsmedelskontroller: temperatur, avvikelser, spårbarhet.

Egenkontroll

Egenkontrollmodulen är en av de viktigaste tjänsterna i Digitalkost. Här planeras, genomförs och följs era löpande livsmedelskontroller upp, från dagliga temperaturmätningar till rengöringsprotokoll och spårbarhetskontroller. Modulen ger en samlad bild av er verksamhets efterlevnad och säkerställer att alla kontroller dokumenteras, följs upp och är spårbara över tid.

Obs: Vilka delar av egenkontrollmodulen du har tillgång till styrs av din grupptillhörighet. Kontakta er systemadministratör om du saknar åtkomst till en funktion.

Arbetssätt och vanliga scenarion

Egenkontroll handlar inte bara om att fylla i formulär. Det handlar om att säkerställa att verksamheten har tydliga rutiner, att kontroller genomförs i rätt tid, att avvikelser hanteras och att dokumentationen går att följa upp i efterhand.

Digitalkost Egenkontroll modul är byggt för att stödja verksamhetens arbetssätt. Utgångspunkten är därför att systemet ska anpassas efter hur verksamheten faktiskt arbetar med egenkontroll inte att verksamheten ska behöva ändra sina rutiner för att passa systemet.

Innan kontroller och processer läggs in i systemet bör verksamheten därför kartlägga sina befintliga rutiner, kontrollpunkter, ansvar och avvikelseflöden. Den kartläggningen ligger sedan till grund för hur egenkontrollrutiner, avvikelsemallar, frekvenser, platser och ansvariga användare konfigureras i tjänsten.

Från verksamhetsrutin till systemstöd

Ett bra införande börjar med att verksamheten beskriver sina rutiner på ett praktiskt sätt:

  • Vilka kontroller ska genomföras?
  • Var utförs kontrollerna?
  • Hur ofta ska de göras?
  • Vem ansvarar för att de blir gjorda?
  • Vilka värden, observationer eller bilder ska dokumenteras?
  • Vad räknas som en avvikelse?
  • Vilken korrigerande åtgärd ska genomföras vid avvikelse?
  • Vem ska följa upp att avvikelsen är åtgärdad?
  • Vilket underlag behöver kunna tas fram vid intern uppföljning eller tillsyn?

När detta är kartlagt kan rutinerna läggas in i systemet som egenkontrollrutiner och avvikelsemallar. På så sätt blir Digitalkost ett stöd för verksamhetens egenkontrollprogram, snarare än ett parallellt administrativt system.

Tips: Börja med de rutiner som genomförs oftast, till exempel temperaturkontroller, mottagningskontroller och rengöringskontroller. När dessa fungerar väl i systemet kan mer komplexa processer och uppföljningsrutiner läggas till.


Scenario: Daglig temperaturkontroll

Det här scenariot beskriver hur en vanlig daglig temperaturkontroll kan genomföras i Digitalkost. Syftet är att visa hur en återkommande kontroll planeras, genomförs, dokumenteras och sparas för uppföljning.

Temperaturkontroller är ett vanligt exempel på egenkontroll eftersom de ofta genomförs dagligen, har tydliga gränsvärden och kan kräva åtgärd direkt om ett värde avviker från det förväntade intervallet.

När används scenariot?

Scenariot kan användas när personalen exempelvis ska kontrollera temperatur i kyl, frys, varmhållning eller mottagna livsmedel.

Kontrollen kan vara:

  • automatiskt schemalagd utifrån en fast frekvens
  • tilldelad en viss person eller roll
  • kopplad till en specifik plats eller ett specifikt kök
  • konfigurerad med förväntat intervall och korrigerande åtgärd

Steg 1 – Kontrollera dagens uppgifter

När användaren öppnar egenkontrollen visas en översikt över dagens kontroller, öppna uppgifter och eventuella avvikelser.

Om temperaturkontrollen är schemalagd för dagen visas den som en uppgift i systemet. Användaren kan öppna kontrollen direkt från översikten eller via Mina uppgifter (om den är direkttilldelad). Vid behov att genomföra egenkontrollen spontant så väljer man egenkontrollen i Genomför.

Daglig temperaturkontroll – dagens uppgifter
Daglig temperaturkontroll – dagens uppgifter
Daglig temperaturkontroll – dagens uppgifter mobilvy
Daglig temperaturkontroll – dagens uppgifter mobilvy

Steg 2 – Starta kontrollen

Användaren öppnar kontrollen och går igenom kontrollpunkterna steg för steg. Varje kontrollpunkt beskriver vad som ska kontrolleras och vilket värde eller vilken observation som ska registreras.

Exempel på kontrollpunkter kan vara:

  • Kontrollera temperatur i kyl
  • Kontrollera temperatur i frys
  • Kontrollera temperatur vid varmhållning
  • Dokumentera avvikelse om värdet ligger utanför tillåtet intervall
Daglig temperaturkontroll – starta kontroll
Daglig temperaturkontroll – starta kontroll
Daglig temperaturkontroll – starta kontroll mobilvy
Daglig temperaturkontroll – starta kontroll mobilvy

Steg 3 – Registrera mätvärde

Användaren fyller i aktuellt mätvärde. Om kontrollpunkten är konfigurerad med ett förväntat intervall kan systemet avgöra om värdet ligger inom eller utanför det förväntade området.

Om värdet är korrekt fortsätter användaren till nästa kontrollpunkt. Om värdet avviker markeras kontrollpunkten som avvikande och användaren får möjlighet att dokumentera vad som har hänt.

Daglig temperaturkontroll – registrera mätvärde
Daglig temperaturkontroll – registrera mätvärde
Daglig temperaturkontroll – registrera mätvärde mobilvy
Daglig temperaturkontroll – registrera mätvärde mobilvy

Steg 4 – Dokumentera eventuell avvikelse

Om temperaturen ligger utanför förväntat intervall ska avvikelsen beskrivas tydligt. Beskrivningen bör ange vad som upptäcktes, vilken åtgärd som vidtogs och om ytterligare uppföljning behövs.

Exempel:

  • Uppmätt temperatur
  • Var kontrollen utfördes
  • Möjlig orsak
  • Direkt åtgärd
  • Vem som ansvarar för vidare uppföljning

Om kontrollen är kopplad till en avvikelsemall kommer ett avvikelseärende skapas automatiskt när kontrollen avslutas.

Steg 5 – Slutför kontrollen

När alla obligatoriska kontrollpunkter är ifyllda slutför användaren kontrollen. Kontrollen sparas i historiken tillsammans med registrerade värden, tidpunkt, ansvarig användare, eventuella avvikelser och bifogad dokumentation.

Detta gör att kontrollen kan följas upp i efterhand och användas som underlag vid intern uppföljning, revision eller tillsyn.

Daglig temperaturkontroll – slutförd kontroll
Daglig temperaturkontroll – slutförd kontroll

Resultat

Efter genomförd temperaturkontroll finns dokumentationen sparad i systemet. Verksamheten kan se:

  • att kontrollen är genomförd
  • vem som genomförde den
  • när den genomfördes
  • vilka värden som registrerades
  • om någon avvikelse uppstod
  • vilka åtgärder som dokumenterades

Det ger spårbarhet över tid och minskar risken för att kontroller missas eller dokumenteras utanför systemet.


Scenario: Hantera avvikelse efter kontroll

Det här scenariot beskriver hur en avvikelse kan hanteras efter att en kontroll har genomförts. Syftet är att visa hur systemet stödjer dokumentation, ansvarsfördelning och uppföljning när något inte följer verksamhetens rutiner eller gränsvärden.

Avvikelser kan uppstå automatiskt i samband med en egenkontroll eller skapas manuellt av personalen. Oavsett hur avvikelsen uppstår bör den dokumenteras, tilldelas och följas upp på ett enhetligt sätt.

När används scenariot?

Scenariot kan användas när en kontroll visar att något behöver åtgärdas, till exempel:

  • temperatur utanför gränsvärde
  • bristande rengöring
  • saknad dokumentation
  • fel vid mottagning
  • brist i märkning eller spårbarhet
  • annan avvikelse från verksamhetens rutiner

Steg 1 – Avvikelsen uppstår

En avvikelse kan uppstå när ett registrerat värde eller svar inte uppfyller det förväntade resultatet. Om kontrollen är konfigurerad med avvikelsemall kommer systemet skapa ett avvikelseärende automatiskt när kontrollen avslutas.

Avvikelsen kopplas då till den aktuella kontrollkörningen, vilket gör det möjligt att följa sambandet mellan kontroll, avvikelse och åtgärd.

Avvikelse efter kontroll – avvikelse upptäckt
Avvikelse efter kontroll – avvikelse upptäckt
Avvikelse efter kontroll – avvikelse upptäckt mobilvy
Avvikelse efter kontroll – avvikelse upptäckt mobilvy

Steg 2 – Avvikelsen tilldelas ansvarig

Avvikelsen tilldelas en ansvarig användare enligt avvikelsemallens inställningar eller genom manuell hantering. Den ansvariga personen får avvikelsen i sin uppgiftslista och kan öppna ärendet för att dokumentera åtgärd.

Detta gör det tydligt vem som ansvarar för uppföljningen och minskar risken för att avvikelser blir liggande utan åtgärd.

Steg 3 – Dokumentera åtgärd

Den ansvariga användaren öppnar avvikelsen och dokumenterar vad som har gjorts. Dokumentationen bör vara tillräckligt tydlig för att kunna förstås i efterhand.

Exempel på information som kan dokumenteras:

  • Vad var avvikelsen?
  • Vilken direkt åtgärd genomfördes?
  • Behövs ytterligare uppföljning?
  • Har någon produkt, utrustning eller rutin påverkats?
  • Ska avvikelsen följas upp vid nästa kontroll?
Avvikelse efter kontroll – dokumentera åtgärd
Avvikelse efter kontroll – dokumentera åtgärd
Avvikelse efter kontroll – dokumentera åtgärd mobilvy
Avvikelse efter kontroll – dokumentera åtgärd mobilvy

Steg 4 – Följ upp status

Avvikelser kan följas upp via avvikelselistan, avvikelsehistoriken eller användarens uppgifter (om den inte är avslutad). Pågående ärenden kan fortsätta redigeras tills de är färdighanterade. Avslutade ärenden visas som skrivskyddade rapporter.

Systemet kommer att skicka påminnelser när öppna avvikelser fortfarande inte är åtgärdade enligt uppsatt schema.

Steg 5 – Granska historik

När avvikelsen är hanterad finns den kvar i historiken tillsammans med dokumentationen. Det gör det möjligt att i efterhand se vad som hände, vem som ansvarade för åtgärden och vilket resultat ärendet fick.

Vid tillsyn, intern revision eller kvalitetsuppföljning kan historik och export användas för att visa hur verksamheten arbetar med avvikelser över tid.

Avvikelse efter kontroll – avvikelsehistorik
Avvikelse efter kontroll – avvikelsehistorik
Avvikelse efter kontroll – avvikelsehistorik mobilvy
Avvikelse efter kontroll – avvikelsehistorik mobilvy

Resultat

När avvikelsen är hanterad har verksamheten ett dokumenterat underlag som visar:

  • vilken kontroll eller händelse avvikelsen hörde till
  • vem som ansvarade för uppföljningen
  • vilka åtgärder som genomfördes
  • om ärendet avslutades eller krävde fortsatt hantering
  • hur avvikelsen kan granskas i efterhand

Det skapar en tydlig kedja från upptäckt av avvikelse till dokumenterad åtgärd och uppföljning.

Översiktsida (Egenkontroll)

Startsidan för egenkontroll ger en dagsaktuell ögonblicksbild av er verksamhets kontrollstatus. Välj plats och kök i kontextväljaren längst upp för att se data för rätt enhet.

Vad visas på översikten?

PanelBeskrivning
KPI-kortAntal öppna uppgifter, försenade uppgifter, aktiva avvikelser och andel genomförda kontroller
Brådskande uppgifterFörsenade kontroller med information om hur länge de har väntat
Dagens kontrollerAlla kontroller som är schemalagda för idag och deras status
AvvikelserRapporterade avvikelser från de senaste 7 dagarna
SammanfattningÖvergripande efterlevnadsgrad och avklarade kontroller

Klicka på valfri uppgift eller kontroll för att gå direkt till den.

Översikt – egenkontroll
Översikt – egenkontroll
Översikt – mobilvy
Översikt – mobilvy

Starta en kontroll

Sidan Genomför visar alla tillgängliga egenkontrollrutiner och används för att starta kontroller på begäran, utanför det ordinarie schemat.

Välj plats och kök i kontextväljaren för att registrera kontrollen mot rätt enhet.

Hitta en kontroll att starta

  • Snabbåtkomst. Överst visas ett horisontellt rullningsbart fält med kontroller märkta som vid behov för snabb åtkomst.
  • Alla kontroller. Nedanför visas ett rutnät med samtliga aktiva egenkontrollrutiner.
  • Sök. Filtrera efter namn eller beskrivning i sökfältet.
  • Kategorifilter. Filtrera efter kategori: Temperatur, Rengöring, Mottagning, Personalhygien, Utbildning, Dokumentation, Spårbarhet, Svinn, Skadedjurskontroll, Vatten och is, Underhåll.

Klicka på Starta på önskad kontrolldefinition för att påbörja en kontrollkörning.

Starta kontroll – välj definition
Starta kontroll – välj definition
Starta kontroll – mobilvy
Starta kontroll – mobilvy

Genomföra en kontrollkörning

När du klickar Starta öppnas kontrollkörningen direkt. Här arbetar du igenom kontrollens enskilda kontrollpunkter steg för steg.

Varje kontrollpunkt kan innehålla:

  • Mätvärde Numeriskt värde
  • Fritext Fritextfält för anteckningar§
  • Ja/Nej Bekräftelse på att punkten genomförts utan avvikelse
  • Foto. Möjlighet att bifoga bild om kontrollen kräver dokumentation
  • Instruktionstext. Expanderbar hjälptext som beskriver hur kontrollen ska utföras

Systemet sparar ditt framsteg löpande. Om du behöver avbryta en pågående körning hittar du den igen under Mina uppgifter. En kontroll som påbörjats i mobilen är omgående tillgänglig på datorn.

Pågående kontrollkörning
Pågående kontrollkörning
Pågående kontrollkörning – mobilvy
Pågående kontrollkörning – mobilvy

När alla obligatoriska kontrollpunkter är ifyllda kan du slutföra körningen. Eventuella avvikelser registreras automatiskt, kopplas till körningen och sparas i historiken för uppföljning.

Slutföra kontroll – mobilvy
Slutföra kontroll – mobilvy

Tips: Om en kontrollpunkt resulterar i ett värde utanför förväntat intervall markeras den automatiskt som en avvikelse. Se till att beskriva avvikelsen utförligt. Det underlättar uppföljningen.

Automatiskt avvikelseärende: Om avvikelser detekteras och kontrolldefinitionen har en kopplad avvikelsemall skapas ett avvikelseärende automatiskt när körningen avslutas. Ärendet dyker upp under Avvikelser och är redan tilldelat och klart att hantera.

Avbryta en körning: Du kan avbryta en pågående körning via knappen Avbryt i körningsvyn. En bekräftelsedialog visas. Klicka Avbryt körning för att bekräfta. Avbrutna körningar syns i historiken med status Avbruten och kan inte återupptas.


Mina uppgifter

Mina uppgifter är din personliga lista över alla pågående arbetsuppgifter som är tilldelade dig och som ännu inte är slutförda. Sidan ger en snabb överblick och låter dig fortsätta direkt på en pågående kontroll.

Listan är indelad i två sektioner:

SektionInnehåll
EgenkontrollerPågående kontrollkörningar tilldelade dig
AvvikelserÖppna avvikelser tilldelade dig

Varje sektion visar antalet väntande uppgifter. Om listan är tom visas ett bekräftelsemeddelande: allt är klart!

Klicka på en uppgift för att gå direkt till körningen och fortsätta där du slutade.

Mina uppgifter
Mina uppgifter
Mina uppgifter – mobilvy
Mina uppgifter – mobilvy

Pärmen

Pärmen är en referensvy över alla egenkontrollrutiner organiserade efter kategori. Här kan du bläddra bland era rutiner, se senaste körningsresultat och starta kontroller direkt.

Pärmen lämpar sig väl för att:

  • Ge nya medarbetare en strukturerad genomgång av era kontrollrutiner.
  • Kontrollera vad som ingår i en specifik rutin innan den startas.
  • Snabbt hitta och starta en kontroll utan att gå via startsidan.

På dator visas ett expanderbart kategoriträd i den vänstra panelen. Klicka på en kategori för att filtrera definitionslistan.

På mobil ersätts sidopanelen av en kompakt rullgardinsmeny för kategorifiltrering.

Pärmen – kategorilista
Pärmen – kategorilista
Pärmen – mobilvy
Pärmen – mobilvy

Detaljvy för en definition

Klicka på en kontrolldefinition för att öppna detaljvyn. Här visas:

  • Senaste kontroller. De senaste genomförda kontrollerna med datum och utfall.
  • Kontrollpunkter. En genomgång av alla steg som ingår i rutinen.
  • Underordnade definitioner. Eventuella delprocesser kopplade till denna rutin.
  • Relaterade definitioner. Upp till 3 definitioner i samma kategori.
  • Starta-knapp. Starta en ny körning av definitionen direkt härifrån.
Pärmen – definitionsdetalj
Pärmen – definitionsdetalj
Pärmen – detaljvy mobilvy
Pärmen – detaljvy mobilvy

Historik

Historiken är ett sökbart och filtrerbart arkiv över alla avslutade aktiviteter. Här kan du granska vad som har gjorts, av vem och med vilket resultat och exportera data för vidare analys och uppföljning.

Filtrera historiken

Använd filterfältet för att begränsa listan:

FilterBeskrivning
DatumintervallStandardinställning: senaste månaden
Plats/kökFiltrera per enhet
RutinVälj specifik kontrolldefinition
StatusSlutförd, Öppen, Pågående, Avbruten
UtfallGodkänd, Avvikelse, Delvis avvikelse
TilldeladFiltrera per ansvarig person
Har avvikelseVisa endast körningar med registrerade avvikelser
FritextsökSök i titel och beskrivning

Tabellvy (dator) och kortlista (mobil)

På dator visas resultaten i en sorterbar tabell med kolumner för datum, titel, rutin, plats, genomförd av, tilldelad, status, utfall och antal avvikelser. Klicka på en rad för att öppna detaljvyn för körningen.

På mobil visas körningarna som kort med en Ladda mer-knapp för att hämta fler resultat.

Kontrollhistorik
Kontrollhistorik
Kontrollhistorik – mobilvy
Kontrollhistorik – mobilvy

Detaljvy för en körning

Klicka på en körning för att se den fullständiga rapporten: alla kontrollpunkter, registrerade värden, avvikelser, signeringar och bifogade bilder.

Körningsdetalj
Körningsdetalj
Körningsdetalj med steg – mobilvy
Körningsdetalj med steg – mobilvy

Exportera data

Klicka på Exportera CSV eller Exportera Excel för att ladda ned det aktuella filtreringsresultatet. Exporten inkluderar alla synliga rader med samtliga kolumner.

Obs: Exporten är begränsad till 10 000 rader. Är resultatlistan längre, begränsa filtret (t.ex. kortare datumintervall) och exportera i omgångar.

Tips: Kombinera filter och export för att ta fram underlag till interna revisioner, tillsynsbesök eller egna kvalitetsuppföljningar.


Avvikelser

Avvikelsemodulen samlar alla registrerade avvikelser på ett ställe. Avvikelser kan uppstå automatiskt under en kontrollkörning när ett mätvärde faller utanför förväntat intervall, eller skapas manuellt från en avvikelsemall.

Hantera avvikelser

Listan visar alla öppna och avslutade avvikelser med kolumner för skapandedatum, titel, definition, plats, tilldelad och utfall. Använd filterfältet för att begränsa listan efter datumintervall, plats och utfall.

Avvikelselista
Avvikelselista
Avvikelselista – mobilvy
Avvikelselista – mobilvy

Hantera en avvikelse

Klicka på en avvikelse i listan för att öppna den:

  • Pågående avvikelser öppnas i redigeringsvyn där du kan fortsätta dokumentera åtgärden.
  • Avslutade avvikelser öppnas i historikdetaljvyn som en skrivskyddad rapport.
Redigera avvikelse
Redigera avvikelse
Redigera avvikelse – mobilvy
Redigera avvikelse – mobilvy

Avvikelsehistorik

Sidan Avvikelsehistorik är ett sökbart arkiv över alla avvikelser som registrerats i systemet, oavsett om de fortfarande pågår eller är avslutade. Till skillnad från avvikelsesidan, som öppnar pågående ärenden i redigeringsvyn, visas alla poster här alltid som skrivskyddade rapporter.

Sidan nås via Uppföljning → Avvikelsehistorik i navigeringen.

Filtrera listan

FilterBeskrivning
DatumintervallStandardinställning: senaste månaden
Plats/kökFiltrera per enhet
UtfallGodkänd, Avvikelse, Delvis avvikelse

Tabellvy (dator) och kortlista (mobil)

På dator visas resultaten i en sorterbar tabell med kolumner för datum, titel, definition, plats, tilldelad och utfall. Klicka på en rad för att öppna den fullständiga rapporten för ärendet.

På mobil visas posterna som kort med en Ladda mer-knapp för att hämta fler resultat.

Starta en ny avvikelse

Precis som på avvikelsesidan finns en + Starta avvikelse-knapp längst upp till höger. Välj en avvikelsemall i dialogrutan och klicka Starta för att skapa och öppna ett nytt ärende direkt.


Egenkontrollrutiner

Obs: Det här avsnittet gäller konfiguration av kontrollmallar och kräver administratörsbehörighet.

Under Struktur → Rutiner hanteras mallarna som ligger till grund för kontrollerna. En kontrolldefinition beskriver vad som ska kontrolleras, hur ofta kontrollen ska genomföras och vilka mätvärden eller kriterier som gäller.

Definitionslistan

Definitionerna visas som kort med namn, kategori, status (Aktiv/Utkast) och antal kontrollpunkter. Filtrera med sökfältet eller kategorifiltrering för att hitta rätt definition.

Skapa eller redigera en definition

Klicka på + Ny för att skapa en ny definition, eller klicka på en befintlig definition för att öppna editorn.

Grundinformation:

  • Namn och beskrivning. Ge definitionen ett tydligt och igenkännbart namn.

  • Typ. Välj Återkommande kontroll för schemalagda rutiner som körs regelbundet, eller Engångsaktivitet för kontroller som enbart ska genomföras en gång.

  • Kategori. Klassificerar kontrollen (Temperatur, Rengöring, m.fl.).

  • Frekvens. Hur ofta kontrollen ska genomföras:

    FrekvensBeskrivning
    DagligenNy körning genereras varje dag
    ArbetsdagarNy körning genereras måndag–fredag
    VeckovisNy körning genereras varje vecka
    MånadsvisNy körning genereras varje månad
    KvartalsvisNy körning genereras varje kvartal
    ÅrsvisNy körning genereras en gång per år
    Vid behovIngen automatisk generering, kontrollen startas manuellt via Starta kontroll
  • Avvikelsemall. Koppla en avvikelsedefinition till kontrolldefinitionen. Om en avslutad körning innehåller avvikelser skapas ett avvikelseärende automatiskt utifrån den valda mallen.

  • Platsomfång. Begränsa definitionen till en specifik plats om den inte ska vara global.

  • Plats-/utrustningsbeskrivning. Ange var eller på vilken utrustning kontrollen utförs.

Kontrollpunkter:

Lägg till, redigera och ta bort enskilda kontrollpunkter i listan. Varje kontrollpunkt konfigureras med:

InställningBeskrivning
Titel och beskrivningVad ska kontrolleras och varför
MättypBoolesk, Numerisk, Text, Foto, Signering eller Länk
ObligatoriskOm punkten måste fyllas i för att slutföra körningen
Förväntat intervallMin/max-värden för numeriska mätningar
Kritisk gränsFritext som anger den kritiska tröskeln (t.ex. “Temperatur > 8 °C”). Visas för användaren om värdet flaggas som avvikelse
Korrigerande åtgärdAnvisning om vad användaren ska göra vid en avvikelse (t.ex. “Justera temperaturen och kontakta kökschefen”)
FotokravOm bild måste bifogas
SigneringskravOm kontrollpunkten kräver signering
HjälptextInstruktioner som visas för användaren under körningen
Definitionseditor
Definitionseditor
Definitionseditor – mobilvy
Definitionseditor – mobilvy

Autospara: Definitionen sparas automatiskt med en kort fördröjning efter varje ändring. En statusindikator visar om ändringarna är sparade. Autosparingen kan stängas av via dess växlingsknapp om du vill spara manuellt.

Underordnade definitioner

En kontrolldefinition kan kopplas till underordnade definitioner: delprocesser som bildar en strukturerad rutinkedja. När en körning startas från en överordnad definition skapas separata steg för varje underordnad definition, vilket ger en tydlig uppdelning i körningsvyn.

Underordnade definitioner konfigureras via Definitionskomponenter i editorn och visas även under Underordnade definitioner i pärmsdetaljvyn.

Automatisk körningsgenerering

Aktiva definitioner med en schemalagd frekvens genererar körningar automatiskt i bakgrunden, ingen manuell åtgärd krävs. En definition med frekvensen Dagligen ger exempelvis en ny körning varje dag, tilldelad och schemalagd utifrån definitionens standardinställningar.

Definitioner med frekvensen Vid behov genereras aldrig automatiskt utan startas alltid manuellt via Starta kontroll.

Obs: Kontakta er systemadministratör om automatiskt genererade körningar saknas eller skapas på fel tidpunkt.


Avvikelser

Obs: Det här avsnittet gäller konfiguration av avvikelsemallar och kräver administratörsbehörighet.

Under Struktur → Avvikelsemallar hanteras de mallar som används när en avvikelse skapas manuellt från avvikelsesidan. En avvikelsedefinition fungerar precis som en kontrolldefinition men är avsedd för att dokumentera och åtgärda avvikelser snarare än att genomföra återkommande kontroller.

Avvikelsemallar

Listan visas i en vänsterpanel med sök och kategorifilter. Klicka på en definition för att öppna formuläret.

Skapa eller redigera en avvikelsemall

Klicka på + Ny för att skapa en ny mall, eller välj en befintlig från listan.

Formulärfält:

  • Namn och beskrivning
  • Kategori
  • Status. Aktiv eller Utkast (utkast visas inte som valbara mallar vid skapande av avvikelser)
  • Standard­tilldelad. Den användare som automatiskt tilldelas när en avvikelse skapas från denna mall
  • Avvikelsepunkter. Individuella dokumentations­steg (samma konfigurationsalternativ som egenkontrollrutinernas kontrollpunkter)

Tips: Koppla avvikelsedefinitionen till en eller flera egenkontrollrutiner via fältet Avvikelsemall i kontrolldefinitionseditorn. Systemet skapar då avvikelser från denna mall automatiskt när en körning avslutas med avvikelser, utan att någon behöver göra det manuellt.

Avvikelsedefinition – editor
Avvikelsedefinition – editor
Avvikelsedefinition – mobilvy
Avvikelsedefinition – mobilvy

Autospara fungerar på samma sätt som i kontrolldefinitionseditorn: ändringar sparas automatiskt med statusindikator.

Initiera en ny avvikelse manuellt

  1. Klicka på + Starta avvikelse (knappen längst upp till höger).
  2. En dialogruta visas med en lista av tillgängliga avvikelsemallar. Välj den mall som passar avvikelsen.
  3. Klicka Starta för att öppna avvikelseformuläret.
Välj avvikelsemall
Välj avvikelsemall
Starta avvikelse – mobilvy
Starta avvikelse – mobilvy

Notifieringar

Systemet skickar e-postnotifieringar automatiskt i två situationer:

HändelseMottagareBeskrivning
TilldelningDen tilldelade användarenSkickas när en ny körning eller ett avvikelseärende tilldelas dig
AvvikelsepåminnelseDen tilldelade användarenSkickas när öppna avvikelser fortfarande är olösta, automatiskt enligt särskilt uppsatt schema

Obs: Notifieringarna skickas till den e-postadress som är kopplad till ditt användarkonto i systemet. Kontakta er systemadministratör om du inte får förväntade notifieringar.