Administration
Administrationsfunktionerna i Digitalkost ger behöriga användare möjlighet att hantera systemets grundläggande konfiguration: platser, användare och grupper. Samtliga funktioner nås via huvudmenyn under Administration och kräver specifika behörigheter som tilldelas via grupper.
En korrekt grundkonfiguration säkerställer att kontroller, avvikelser, rapporter och behörigheter kopplas till rätt organisatorisk enhet och rätt användare.
Obs: Alla åtgärder inom administration kräver de behörigheter som anges i respektive avsnitt. Om du saknar åtkomst till en funktion, kontakta er systemadministratör för att få rätt grupptilldelning.
Kom igång – rekommenderad startordning
Om du konfigurerar Digitalkost för första gången rekommenderas följande ordning:
- Skapa platshierarkin. Börja med rotplatser och lägg sedan till underplatser.
- Skapa grupper. Definiera roller med rätt behörigheter innan användare bjuds in.
- Bjud in användare. Skicka inbjudningar till era kollegor.
- Tilldela användare till grupper. Ge rätt åtkomst direkt när kontona aktiveras.
Att bjuda in användare innan grupper och platser är på plats innebär att de saknar åtkomst tills grupptilldelningen är gjord. Genom att börja med platser och grupper minskar risken för felaktig åtkomst och manuellt efterarbete.
Platser
Platser är systemets hierarkiska organisationsstruktur. Varje plats representerar en fysisk eller organisatorisk enhet, till exempel en skola, ett kök eller ett äldreboende. Platser kan vara fristående (rotplatser) eller kopplade till en överordnad plats (underplatser).
Exempel på struktur:
- Björkhagens grundskola (rotplats – typ: Skola)
- Tillagningskök (underplats – typ: Kök)
- Mottagningskök Söder (underplats – typ: Kök)
Strukturen gör det möjligt att filtrera och rapportera kontroller per enhet och säkerställer att rätt personal ser rätt information. Den används även för uppföljning, historik och rapportering kopplad till specifika verksamhetsdelar.
Platsöversikten
Navigera till Administration → Platser för att se alla platser i er organisation. Platser visas i en trädstruktur där underliggande platser är indragna under sin överordnade plats.
Lägga till en plats
- Klicka på Lägg till plats (knappen längst upp till höger i platslistan).
- Fyll i formuläret:
- Namn (obligatoriskt). Ange ett tydligt och beskrivande namn för platsen.
- Platstyp. Välj den typ som bäst beskriver platsen: Skola, Äldreomsorg, Förskola, Kök, Restaurang eller Övrigt.
- Överordnad plats. Välj om platsen ska tillhöra en befintlig plats. Lämna tomt för att skapa en fristående rotplats.
- E-post för notifieringar. Visas enbart om funktionen Specialkost är aktiverad för er organisation. Används för att ta emot aviseringar om specialkostbeställningar.
- Klicka Spara för att skapa platsen.
Tips: Planera er platshierarki noggrant redan från start. Det är möjligt att redigera platser i efterhand, men att flytta en plats i hierarkin kräver att eventuella underplatser hanteras separat.
Redigera en plats
- Klicka på Redigera-ikonen (pennsymbol) bredvid den plats du vill ändra.
- Formuläret öppnas och är förifyllt med platsens nuvarande information.
- Gör önskade ändringar och klicka Spara.
Ändringar i en plats påverkar hur platsen visas i systemet och hur den kan användas vid filtrering, rapportering och registrering av kontroller.
Ta bort en plats
- Klicka på Radera-ikonen bredvid den plats du vill ta bort.
- Om platsen har underliggande platser visas ett varningsmeddelande och borttagningen är blockerad tills alla underplatser har tagits bort.
- Bekräfta borttagningen.
Obs: Borttagning av en plats är permanent och kan inte ångras. Historik och kontroller som är registrerade på platsen bevaras i systemet, men platsen kommer inte längre att vara valbar för nya registreringar. Säkerställ att platsen inte längre används aktivt innan den tas bort.
Användare
Under Administration → Användare hanteras era organisationskonton. Här kan du bjuda in nya kollegor till systemet och administrera befintliga konton.
Åtkomst till Digitalkost skapas genom inbjudan. Det finns inga öppna registreringar. En ny användare får en inbjudan via e-post och loggar därefter in med sitt organisationskonto.
Användarlistan
Listan ger en snabb överblick över alla användare i er organisation med följande kolumner:
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Visningsnamn | Användarens namn i systemet |
| E-post | Den e-postadress som är kopplad till kontot |
| Kontostatus | Anger om kontot är aktivt eller inaktiverat |
| Grupper | Vilka grupper och behörigheter användaren tillhör |
| Skapad | Det datum kontot skapades |
Genom användarlistan kan administratörer snabbt kontrollera vilka personer som har åtkomst till systemet och vilka roller de har.
Bjuda in en användare
- Klicka på Bjud in användare (knappen längst upp till höger).
- Fyll i formuläret:
- E-post (obligatorisk). Ange användarens e-postadress. Formatet valideras automatiskt.
- Visningsnamn (valfritt). Ange ett namn att visa i systemet. Om inget anges används e-postadressen som visningsnamn.
- Klicka Skicka inbjudan.
Användaren får ett e-postmeddelande med en personlig länk för att aktivera och konfigurera sitt konto. Inbjudningslänken är tidsbegränsad.
Tips: Bjud in användaren med ett visningsnamn som gör det enkelt att identifiera personen i kontrolllistor och rapporter, till exempel Anna Svensson snarare än bara en e-postadress.
Om inbjudningslänken löpt ut: Skicka en ny inbjudan till samma e-postadress. Användaren får då en ny aktiveringslänk och den tidigare länken blir ogiltig.
Ta bort en användare
- Klicka på Radera-ikonen bredvid den användare du vill ta bort.
- En bekräftelsedialog visas. Kontrollera att rätt användare är vald.
- Bekräfta borttagningen.
Obs: Borttagning av en användare återkallar användarens åtkomst till Digitalkost omedelbart. Historik och registreringar som användaren har gjort bevaras i systemet för spårbarhet och uppföljning.
Grupper
Grupper är det primära sättet att tilldela behörigheter i Digitalkost. Varje grupp representerar en roll med specifika rättigheter, till exempel åtkomst till egenkontrollmodulen eller administratörsrättigheter. Användare ärver samtliga behörigheter från de grupper de tillhör.
Genom grupper kan ni styra vem som får läsa, skapa, ändra eller ta bort information i systemet. Detta ger en tydlig ansvarsfördelning och gör det enklare att hantera åtkomst när personal tillkommer, byter roll eller slutar.
Standardgrupper
När er organisation aktiveras i Digitalkost skapas fem standardgrupper automatiskt:
| Grupp | Behörigheter |
|---|---|
| Administratör | Full åtkomst till alla delar av systemet |
| Läsare | Läsbehörighet till alla delar av systemet, inga ändringar |
| Egenkontroll administratör | Skapa, läsa, ändra och ta bort egenkontroller samt se platser |
| Egenkontroll användare | Skapa, läsa och ändra egenkontroller samt se platser (kan inte ta bort) |
| Egenkontroll läsare | Läsa egenkontroller och se platser |
Dessa grupper kan användas direkt eller som utgångspunkt. Du kan skapa egna grupper om verksamheten kräver en annan rollindelning, till exempel separata grupper per kök eller enhet.
Tips: Utgå från principen om minsta möjliga behörighet. Ge användare den åtkomst de behöver för sitt arbete, men inte mer än nödvändigt.
Grupplistan
Navigera till Administration → Grupper för att se alla tillgängliga grupper.
| Kolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Visningsnamn | Gruppens namn |
| Antal medlemmar | Hur många användare som för tillfället ingår |
| Skapad | Det datum gruppen skapades |
Hantera gruppmedlemmar
Klicka på en grupp i listan för att öppna gruppdetaljvyn med en lista över alla nuvarande medlemmar.
Lägga till en medlem:
- Öppna gruppdetaljvyn genom att klicka på gruppen.
- I rullgardinslistan Lägg till medlem visas alla användare i organisationen som inte redan är medlemmar i gruppen.
- Välj önskad användare och klicka Lägg till. Användaren läggs till direkt utan att sidan behöver laddas om.
Ta bort en medlem:
- Öppna gruppdetaljvyn.
- Klicka på Ta bort-ikonen bredvid den medlem du vill ta bort från gruppen.
Ändringar i gruppmedlemskap påverkar användarens åtkomst direkt. Kontrollera därför att rätt användare och grupp är vald innan du gör ändringen.
Viktigt: Om du tar bort din egen användare från en grupp uppdateras dina behörigheter omedelbart och din inloggningssession förnyas automatiskt. Du förlorar direkt åtkomst till de funktioner som krävde den borttagna gruppens behörighet.